På Teknologisk Institut i Taastrup venter seniorprojektleder, Anders Kjellow, spændt på svar fra Horizon Europe. Som koordinator på projektet ’Woodcircles’ har han været omdrejningspunkt, drivkraft og retningssætter for et tværeuropæisk konsortiums ansøgning om godt 60 mio. kr. i EU-støtte. Ansøgningsprocessen har været delt op i to faser, og det er trin-to-ansøgningen, de nu venter svar på. Den første ansøgning havde deadline i februar 2022, og midt i maj fik de besked om, at de var gået videre til runde to, der havde deadline i september. Anders Kjellow har erfaring med ansøgninger i både et og to trin og mener, at to-trins-processen er en fordel for ansøgerne, fordi man sparer tid, hvis ens ansøgning ikke går videre. Ifølge ham er nøglen til en succesfuld ansøgning et grundigt forarbejde og et godt overblik over indholdet af arbejdspakkerne fra første færd.

Grib det an, som var det én ansøgning

”Fra det øjeblik, hvor vi besluttede os for at gå efter den her bevilling, har jeg grebet opgaven an som en ansøgning i ét trin. Jeg tror ikke på at lave en hurtig 10-siders ansøgning, og så se hvad der sker og først gå i gang for alvor, hvis man går videre,” forklarer Anders Kjellow.

"Og så kan man lige så godt beskrive det ordentligt fra starten. I den her proces havde vi allerede inden første trin klarlagt vores struktur for arbejdspakkerne. Vi havde også sat navn på lederne af hver pakke og bedt dem komme med en kladde til indholdet af dem”, siger han og fortsætter: ”Indholdet af arbejdspakkerne kommer ikke med i første trin, men vi er nødt til at tænke hele processen igennem helt fra start, ellers bliver der for mange ubesvarede spørgsmål.”

Et eller to trin?

Adspurgt om han foretrækker en ansøgningsproces i et eller to trin, er han ikke i tvivl: ”Jeg foretrækker helt klart en to-trins-ansøgning. Jeg kan ikke forstå, at EU ikke bruger dem mere,” slår Anders Kjellow fast, og forklarer: ”Med en to-trins-ansøgning undgår man, at folk bruger en masse tid på noget, der kunne have været udelukket eller afvist tidligere.”

”En kollega har lige vist mig et opslag, der har fået over 300 ansøgninger. Der var penge til to projekter. Og det var én stor ansøgning fra starten. Hvis du opgør, hvor meget arbejdstid, der er blevet spildt over hele Europa på det opslag, så er det betragtelige ressourcer,” fortæller han.

Ifølge Anders Kjellow giver processen i to trin ansøgere sikkerhed for, at de er på rette spor med en kortere ansøgning, inden de går videre med den endelige ansøgning på 45 sider.

”I ’Woodcircles’ har vi valgt at arbejde med træ. Det står der ingen steder i opslaget, at vi skal. Men vi har valgt at fokusere på træ, så vi kan gøre en stor forskel på lige præcis det område. Og der tænker man jo, ’er det så noget, de vil synes om eller ej?’ Når vi går videre, ved vi, at det ikke er helt skævt.”

Anders Kjellow, seniorprojektleder, Teknologisk Institut

Tre gode råd til en to-trins-ansøgning

Anders Kjellow har tre gode råd til organisationer, der står overfor at skulle deltage i en ansøgning i to trin.

1. Angrib det som ét trin. ”Angrib projektet fra start med den samme indstilling, som du ville gå til en ansøgning i ét trin. Sørg for at man kan se den røde tråd fra starten. Projektet, og alle arbejdspakkerne, skal være godt tænkt igennem, og der skal ikke være alt for mange åbne spørgsmål, der flagrer i vinden.”
2. Styring og retning. ”Som koordinator i en to-trins-ansøgning skal du kunne tage beslutninger og tage styring på konsortiets vegne. Det gælder om at finde den rette balance mellem at sætte en retning for partnerne og lederne af arbejdspakkerne og at lade dem komme til orde. De fleste kan godt lide at få sat lidt retning på, hvad det er, de kan og skal bidrage med. De ved selv bedst, hvad de kan, men man skal ikke være bange for at skære igennem og sige: Vi vil gerne have noget fra jer på det her. På et tidspunkt bliver du tvunget til at tage beslutninger alligevel, så du kan lige så godt sætte retning fra starten.”
3. Støtte og opbakning. ”Uden nogen, der kan støtte og hjælpe dig i processen, er det vanskeligt at påtage sig koordinatorrollen. Et Horizon Europe-projekt som vores, med 20 partnere, kræver et stærkt team og en klar rollefordeling. På Teknologisk Institut har vi en administrativ afdeling, der tager sig af al administration og organisation, så jeg kan fokusere på det faglige indhold. Det er også vigtigt at have ledelsens opbakning, for det er en enorm arbejdsopgave. Vi vil aflevere en konkurrencedygtig ansøgning, og man skal ikke undervurdere, hvor meget tid den proces kræver.”