En Project Officer (PO) er en administrator, der er ansat af EU, som holder hånd i hanke med milepæle, leverancer og resultater. Det er den person i EU, der er tilknyttet det enkelte projekt, og som koordinatoren derfor rapporterer til og kommunikerer med.

Der vil også være tilknyttet en financial officer, som kigger projektets regnskaber efter, men det er PO, koordinatoren har mest kontakt med. Oftest vil PO være fagligt funderet og vil via sin faglige ekspertise understøtte, at projektet har den rette forskningsmæssige højde.

Skriv med, ring til og mød PO
Hvordan kan man så være i kontakt med sin PO? Det er forskelligt, hvordan en PO ønsker at kommunikere med koordinator. Men tag snakken i begyndelsen af projektet. Det kan være via mail, telefon, ansigt til ansigt eller jævnlige telekonferencer. Behovet kan også ændre sig undervejs.

Officielt henvender koordinatoren sig til projektets PO via det såkaldte ”Communications Centre” på EU’s ansøgnings- og projektportal - Funding & Tenders portalen. Her er også en ”Request Amendment” knap, hvis man har brug for at bede om en ændring i tilskudsaftalen. Dette er koordinatorens formelle kommunikationsvej og -kanal med sin PO.

Men det er vigtigt at huske, at bag den elektroniske brugerflade sidder et menneske, hvis målsætning er, at projektet lykkes. Og som flere af koordinatorerne i dette EUindblik har erfaret, er det en rigtig god idé at have en løbende uformel dialog med sin PO. Og netop dialog værdsætter PO højt:

”En af de vigtigste opgaver som Project Officer er kommunikation om projektet – især med koordinator. Der er udviklet mange redskaber til at understøtte monitorering og ledelse af projektet, men effektiv kommunikation er nøglen til et succesfuldt projekt,” fortæller Katerina Malakoudi, Project Officer, Europa-Kommissionen.

Hold PO orienteret
Det er ikke altid, at det er muligt at gennemføre projekter helt som planlagt, og for at imødekomme dette er muligheden for ændringer også skrevet ind i tilskudsaftalen. Derfor er det en rigtig god idé at orientere PO tidligt, hvis der er noget, som ikke går efter planen. Så kan PO være med i dialogen om, hvilken vej projektet skal gå for at få størst mulig succes.

På denne måde føler PO sig også forsikret om, at projektets deltagere forholder sig konstruktivt til ændringer og justerer planen med rettidig omhu. Det kan nogle gange være, at der er en nemmere administrativ løsning på en udfordring end forudset. Dette kan PO hjælpe med at afklare, så brug PO konstruktivt ved udfordringer.